2、负责养护资料的接收与跟踪返还 。在养护资料整理方面 ， 建立了详细的接收与返还台帐(手写与电子版两种) 。养护资料的整理归档工作比较滞后 ， 由于工程养护申请表需要走网上审批程序 ， 较缓慢 ， 有的工程养护申请表上报已有好几个月了(编号为yh2008-0061的工程养护申请表上报的时间为2008.07.10) ， 到目前为止网上审批流程还未走完 ， 影响了工程养护的验收以及资料的归档(详见附表) 。
3、由本部门所产生的资料按收文、发文、工程养护申请表、工程养护验收表、工程养护通知单、工程养护废料交接表、都设立了专门的档案盒 ， 有明确的电子卷内目录 ， 每个盒子都贴有明确的案卷脊背 ， 方便查找 。
二、档案室资料的整理
对于档案室资料的整理 ， 首先对档案室的资料按珠海段、江门段各标段类型进行分类 ， 每一个标段又分收文、发文、变更、计量、图纸等进行详细的分类、装盒 ， 分柜陈列 。
一)江门段资料的整理情况
1、各标段的收发文存在的现象
江门段各标段的收文都存在文件丢失、收文是复印件等现象 ， 尤其是与政府部门的收文大多数是复印件 ， 也有一些文件缺附件资料 ， 还有文件的附件资料是没有签字确认的 ， 很多文件都没有公司文件审阅的处理表 ， 有文件审批表的格式也不统一 ， 各式各样的都有 ， 文件都不齐全 ， 不具备竣工资料验收的条件 。江门段公司的发文从文号排序上来看也存在丢失文件的现象 ， 而且发文的文号排序有些混乱 ， 有重复文号的现象 ， 有个别的发文缺附件资料 。
2、变更设计通知单存在的现象
设计院下发的变更设计通知单分桥变、地变、线变三种 ， 其中桥梁变更的设计通知单丢失很严重 ， 现有的资料里有一些原件已丢失 ， 只有复印件 。线变只有线变201号 ， 而1到200号没有 ， 不知是否存在 ， 并不明确 。所缺的变更设计通知单已统计上传给设计院 ， 目前尚未回复 。
3、工程变更报告存在的现象
江门段各施工单位上报的工程变更申请报告 ， 有很多都尚未审批就存放在档案室里 ， 不符合档案室资料存放的条件 ， 已将未审批的工程变更申请报告送到相关部门进行审批 。已审批的工程变更申请报告公司应保存一份 ， 剩余的应返还给相关的单位或部门进行保存 ， 但未返还 。
4、计量方面的资料整理存在的现象
江门段各标段的计量方面的资料 ， 不论是施工单位上报的每期计量资料(包括附件资料) ， 还是公司应返还给施工单位的计量月支付报表 ， 都或多或少的有丢失 。计量月支付报表应是一式六份 ， 本应返还给施工单位一份 ， 有的未返还 。
5、各标段图纸存在的现象
图纸的整理是按初步设计、两阶段施工图、两阶段施工图修编、地质勘测等来分类整理的 ， 因图纸太大太多 ， 没有足够的柜子来装 ， 查找也不方便 ， 所以暂时先按标段依次摆放在地面上 ， 显的有些零乱 ， 未达到档案资料的摆放要求 。
6、江门段各标段竣工资料的移交情况
江门段目前将竣工资料移交到档案室的标段只有江门段五标、六标、交安一标三个标段 ， 其余的都未移交 。因交叉施工导致 ， 所移交的竣工资料都是不完整的 。
二)珠海段资料整理情况
1、珠海段各标段的收发文、变更设计通知单、工程变更报告、计量方面的资料整理情况和江门段的资料一样存在丢失、复印件、资料未审批、不齐全等现象 。其中变更设计通知单的地变是从61号开始的 ， 而1到59号的地变设计通知单是否存在 ， 并不明确 。所缺的工程变更设计通知单已同江门段所缺一起上传设计院 ， 未有答复 。
2、各标段图纸存在的现象
珠海段图纸同江门段图纸整理方法一样 ， 按标段、类别分别摆放在地面上 。在整理的过程中发现珠海段二标荷麻溪特大桥的图纸只有初步设计图和方案设计图 ， 其余的图纸已全部丢失 。
3、珠海段竣工资料的移交情况
珠海段到目前将竣工资料移交到档案室的标段有珠海段四标、十标、十三标、交安二标、路面三标五个标段 。其中珠海十三标、交安二标的资料只是移交了一份原件 ， 而且未进行装订;珠海十标的竣工图纸未按竣工图的要求去装盒 。珠海段存在交叉施工情况 ， 因此所移交的竣工资料是不完整的 。伸缩缝标段的施工资料已移交档案室 。
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