越常用的类别 ， 级别就越高 ， 比如负责多媒体栏目的编辑 ， 那多媒体这个文件夹就应当是一级文件夹 ， 老师本学期所教授的课程、所管理班级的资料文件夹 ， 也应当是一级文件夹 。
文件夹的数目 ， 文件夹里文件的数目以及文件夹的层级 ， 往往不能两全 ， 我们只能找一个最佳的结合点 。
五、文件和文件夹的命名
为文件和文件夹取一个好名字至关重要 ， 但什么是好名字 ， 却没有固定的含义 ， 以最短的词句描述此文件夹类别和作用 ， 能让你自己不需要打开就能记起文件的大概内容 ， 能就是好的名称 。 要为电脑中所有的文件和文件夹使用统一的命名规则 ， 这些规则需要我们自己来制订 。 最开始使用这些规则时 ， 肯定不会像往常一样随便输入几个字那样轻松 ， 但一旦你体会到了规则命名方便查看和检索的好处时 ， 相信你会坚持不懈地执行下去 。
另外 ， 从排序的角度上来说 ， 我们常用的文件夹或文件在起名时 ， 可以加一些特殊的标示符 ， 让他们排在前面 。 比如当某一个文件夹或文件相比于同一级别的来说 ， 要访问次数多得多时 ， 笔者就会在此名字前加上一个“1”或“★” ， 这可以使这些文件和文件夹排列在同目录下所有文件的最前面 ， 而相对次要但也经常访问的 ， 就可以加上“2”或“★★” ， 以此类推 。
此外 ， 文件名要力求简短 ， 虽然Windows已经支持长文件名了 ， 但长文件名也会给我们的识别、浏览带来混乱 。
六、注意分开要处理的与已经完成的
如果一年前的文件还和你现在正要处理的文件摆在一起 ， 如果几个月前的邮件还和新邮件放在一块 ， 那你将会很难一眼找到你想要的东西 。 及时地处理过期的文件 ， 备份该备份的 ， 删除不需要的 ， 是一个良好的习惯 。 以老师为例 ， 上学期教授课程的教案与资料 ， 本学期使用的频率会非常小 ， 所以应当专门将到存放后另一个级别较低的文件夹中 ， 甚至于刻录到光盘中 。 而并本学期的一些文档 ， 因为要经常访问 ， 最好放置在“我的文档”中以方便时时访问 。 对于老师来说 ， 一个学期就是一个周期 ， 过一个周期 ， 就相应地处理本周期的文件夹 。 对于其他行业的人来说 ， 也有不同的周期 ， 我们要根据自己的实际工作和生活需要对文件夹、文件进行归档 。
小提示：为了数据安全 ， 及时备份是必需要的 ， 有关备份请参见本期《把复杂的备份变简单》 ， 及时备份文件并删除不需要再使用的文件 。
七、发挥快捷方式的便利
如果我们经常要快速访问文件或文件夹 ， 那可以右击选择“创建快捷方式” ， 再将生成的快捷方式放置到你经常停留的地方 。
当然 ， 当文件和文件夹不再需要经常访问时 ， 你需要及时将快捷方式删除 ， 以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力 。
八、现在开始与长期坚持
建立完善的结构、规范化地命名、周期性地归档 ， 这就是我们要做的 。 这并不复杂的操作却能大大提高我们的工作效率 ， 节省我们已经很有限的时间 。
如果你现在就开始 ， 那请首先拿出一张纸 ， 明了你的信息类别 ， 明确准备创建的文件夹个数与位置 ， 还有为重要的文件夹制订文件命名规则及归档规则 。 然后按此规则将电脑中已经存在的大量信息进行移动、更名、删除等操作 ， 而且要在以后操作中克服自己的陋习 。
也许开头会很难 ， 也许规则会很繁琐 ， 但相信过不了多久 ， 你就已经习惯于看到井井有条的文件与文件夹 ， 并享受高效管理带来的快乐了 。
以上就是小编和大家分享的电脑文件管理小技巧8则 ， 养成一个管理文件的习惯 ， 就不怕电脑中的文件杂乱无章不好找了 。
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