评估完成后,下一步是召开最后一次会议,展示审核结果 。
最后一次会议的主要目的是向被审核方领导展示过程的质量状况,因此必须邀请被审核方领导参加 。最后一次会议不必太长,报告应该简明扼要,重点突出 。
那么最后一次会议应该展示什么呢?黄啸老师的建议如下:
(1)各工艺要素和工艺步骤的符合率和质量等级
(2)P6子元素的符合率和薄弱环节
对于符合率低的子元素,最好说明原因 。
(3)每个流程步骤中的问题数量
比较每个流程步骤的问题数量,问题多的流程步骤负责人会觉得压力更大 。
(4)各责任部门的问题数量
比较每个责任部门的问题数量,问题多的责任部门压力会更大 。
(5)总结优缺点 。
审计过程的优势仍然值得肯定 。指出不足,明确未来优化方向 。
(6)关键问题
你可以选择三五个典型的关键问题来介绍 。在介绍重点问题时,最好附上能给人视觉冲击的问题照片,给被审计方留下更深刻的印象 。
(7)审核结果会签 。
被审核部门领导会签审核结果,以示对审核结果的认可 。
(8)领导总结发言
会议结束时,领导作了总结发言,并对今后的工作作了指示 。
总结:
通过总结会,领导可以对过程的质量状况有一个清晰的认识,进而达到总结会的目的 。如果过程的质量状况比较差,总结会的演示就能触动领导的心,这将是一次成功的结果演示 。
最后一次会议结束,是不是意味着审核结束了?当然不是!最后一次会议之后,还有一个非常重要的后续工作,就是收集被审计政策对审计问题的原因分析和制定的整改措施,定期回顾问题的整改情况 。
根据黄啸先生的经验,被审计的政策往往存在原因分析不完整、措施肤浅的现象 。因此,审核员必须仔细阅读被审核方反馈的问题原因和纠正措施,当发现这些现象时,必须要求被审核方再次给出反馈 。
整改措施可分为三个层次,即“纠正”、“纠正措施”和“预防措施” 。在下图中,黄啸先生举了一个例子 。
被审核方制定的措施往往只停留在“纠正”的层面,少数会制定“纠正措施”,只有少数会制定“预防措施” 。如果只做“修正”,提高工艺质量的效果是非常有限的 。审核员应要求被审核方至少尽可能多地制定“纠正措施”和“预防措施” 。
接下来,黄啸先生会再给大家举几个例子,供大家参考:
收集措施后,审核员应定期审查问题的整改情况,并将整改情况分发给领导 。如果发现有些问题没有彻底解决,要及时升级 。
摘要
发现问题只是发现财富,解决问题才能获得财富,但只有智慧企业才能做到后者 。解决问题比发现问题更难 。作为过程审核员,一定不能止步于发现问题,而是要帮助被审核方解决问题,为企业创造更多的财富,在过程中实现自己的价值 。
来源:黄啸老师谈过程回顾/黄啸老师
【审核员是做什么的 过程审核】
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